Laporan Bisnis Penjualan: Simak Fungsi dan Tips Membuat Laporan
Adanya laporan juga bisa mengetahui transparansi keuangan perusahaan atau usaha yang Anda jalankan. Anda bisa menggunakan hal ini untuk membuat kebijakan atau menyusun strategi sehingga dapat meningkatkan penjualan.
Membuat laporan memang sudah menjadi sebuah keharusan bagi perusahaan besar atau pelaku usaha. Anda yang baru menjalankan usaha dagang juga wajib untuk membuat laporan penjualan agar bisa memantau banyaknya barang yang sudah terjual.
Supaya bisa mengetahui perkembangan usaha, maka pastikan untuk membuat laporan secara berkala. Anda sudah tahu belum fungsi dan cara membuatnya? Untuk Anda yang belum mengetahuinya, bisa ikuti ulasan ini hingga selesai.
Fungsi Laporan
Sebelum mengetahui cara membuatnya, Anda perlu memahami fungsi laporan penjualan atau sales report terlebih dahulu seperti penjelasan di bawah ini.
1. Mengoptimalkan Penjualan
Anda bisa mengoptimalkan penjualan perusahaan dengan melihat hasil pembukuan. Meskipun sudah memiliki banyak saluran penjualan, namun tidak semuanya prospek. Dengan demikian, Anda bisa memutuskan saluran yang dirasa kurang optimal tersebut dan memaksimalkan saluran dengan prospek yang bagus.
Apabila Anda mampu mengetahui saluran yang layak untuk menjadi prioritas, tentu kegiatan penjualan akan menjadi lebih efektif dan efisien.
2. Mengenali Pelanggan dengan Baik
Salah satu strategi marketing yaitu mampu mengenali pelanggan dengan baik terlebih dahulu. Anda bisa melakukannya dengan melihat pembukuan atas penjualan produk, sehingga mampu mengenali perilaku konsumen dalam membeli produk.
Perusahaan bisa memanfaatkan hal ini sebagai sarana untuk mengidentifikasi apa saja yang dibutuhkan konsumen. Selain itu, perusahaan bisa menemukan solusi yang tepat sehingga bisa menyasar target dengan akurat. Nah, jika produk sudah sesuai dengan ceruk pasar, penjualan pun akan semakin meningkat.
3. Mengambil Keputusan Bisnis
Laporan penjualan memiliki fungsi untuk mengambil keputusan dalam dunia bisnis. Proses mengambil keputusan ini bukan hanya keberanian dalam mengambil peluang, namun juga terkait pengambilan keputusan untuk menghindari risiko kerugian.
Misalkan sebuah perusahaan memproduksi beberapa jenis produk, namun ada salah satu produk yang kurang bisa menarik perhatian masyarakat. Nah, apabila dari hasil pembukuan produk tersebut tidak mengalami perubahan, maka bisa mengambil keputusan untuk menghentikan produksi atas produk tersebut.
Selain itu, perusahaan akan menggunakan catatan hasil penjualan untuk menyusun laporan arus kas, laba rugi, neraca, dll.
4. Mengetahui Kondisi Keuangan
Agar usaha bisa lancar dan berkembang dengan pesat, tentu harus memiliki kondisi keuangan yang sehat. Anda bisa mengetahui kondisi tersebut dengan memeriksa pembukuan hasil penjualan. Jika penjualan lumayan stabil atau justru mengalami kenaikan sedikit demi sedikit, maka kondisi keuangan perusahan cukup aman.
Sebaliknya, jika laporan tersebut menunjukkan kemerosotan, hal ini wajib Anda waspadai. Anda perlu melakukan evaluasi supaya bisa mendongkrak penjualan, sehingga bisa terhindari dari risiko rugi. Supaya bisa tanggap dengan perubahan penjualan, selalu periksa laporan secara rutin.
5. Meningkatkan Motivasi Tenaga Penjual
Perusahaan tentu sudah memiliki tenaga kerja khusus untuk melakukan kegiatan penjualan. Laporan penjualan bisa digunakan untuk menyemangati para tenaga kerja tersebut agar melakukan tugasnya dengan baik dan maksimal.
Anda bisa menunjukan laporan harian, sehingga bisa mengetahui hasil kinerja masing-masing. Jika tenaga kerja mengetahui performa penjualannya meningkat, mereka tentu akan lebih giat dan semangat. Sedangkan jika laporan menunjukkan penurunan, mereka pun akan berusaha meningkatkan kinerjanya.
Apabila tenaga kerja dan perusahaan saling bersinergi, proses mencapai target pun akan menjadi lebih mudah dan efektif.
6. Kredibilitas Usaha
Menyusun laporan penjualan bukan sekadar kewajiban perusahaan besar, Anda yang baru menekuni usaha dagang juga wajib membuatnya. Apabila di kemudian hari usaha yang Anda lakukan terus mengalami perkembangan dan semakin besar, maka Anda pun tidak pusing mencari cara menyusun pembukuan.
Mencatat pembukuan yang baik dan berkala akan membuat usaha menjadi lebih kredibel. Investor bisa melihat kondisi keuangan secara transparan, sehingga mereka pun akan mempertimbangkan kerjasama.
7. Bentuk Tanggung Jawab
Mengingat perusahaan memiliki banyak bagian seperti jajaran direksi, investor, dll, maka segala sesuatu harus bisa dipertanggungjawabkan. Misalnya saat menyusun catatan penjualan akan mencantumkan bukti transaksi, nota, faktur atau kwitansi.
Dengan demikian, jika ada kejanggalan pada laporan dan bukti-bukti, akan lebih mudah untuk meminta pertanggungjawaban.
8. Evaluasi Usaha
Perusahaan atau pelaku usaha perlu melakukan evaluasi secara berkala agar mengetahui perkembangan bisnis. Kegiatan evaluasi ini dapat mengetahui apakah usaha mengalami untung atau sebaliknya.
Apabila hasil evaluasi menunjukan hasil yang bagus, perusahaan tetap perlu mengatur strategi agar trend masyarakat tidak turun. Namun, jika hasil evaluasi menunjukkan beberapa masalah, maka perlu mencari solusi yang tepat agar segera terpecahkan.
Untuk melakukan kegiatan evaluasi ini, tentu saja harus menggunakan laporan penjualan. Pelaku usaha akan kesulitan melakukan evaluasi jika tidak membuat catatan penjualan.
Tips Menyusun Laporan Jualan
Untuk mulai menyusun sales report, silakan simak langkah-langkah berikut ini:
1. Menentukan Tujuan Laporan
Langkah pertama yang Anda perlu lakukan yaitu menentukan tujuan dari membuat pembukuan tersebut. Anda bisa membuat sales report mulai dari report harian, mingguan, dan juga bulanan. Saat akan membuat report, Anda juga wajib tahu siapa yang akan menerimanya.
Nah, dengan memperhatikan beberapa hal tersebut, Anda jadi lebih mudah membuat report sesuai dengan kebutuhan. Selain bisa untuk melihat untung rugi perusahaan, report tersebut juga dapat menjadi pijakan perusahaan dalam membuat kebijakan di masa depan.
2. Mencatat Semua Bukti Transaksi
Sebelum membuat laporan penjualan, Anda perlu mengumpulkan semua bukti transaksi, nota, faktur, dan sejenisnya. Selanjutnya, catat semua bukti tersebut agar bisa mendapatkan keterangan yang jelas dan sesuai. Pastikan pula Anda mencatat sesuai dengan urutan tanggal agar lebih rapi dan mudah membacanya.
3. Mulai Membuat Laporan
Apabila Anda sudah menyelesaikan langkah pertama dan kedua, maka bisa segera menyusun pembukuan tersebut. Untuk menyusunnya, Anda juga butuh laporan laba rugi, arus kas, dan juga neraca keuangan.
Jika semua yang Anda perlukan sudah lengkap, maka tinggal memasukkan data-data tadi sesuai dengan kolom debit atau kredit.
Semoga bermanfaat!